Datensicherheit – technische und organisatorische Maßnahmen

1. Überblick

2. Hosting und Datenstandort

Die Geschäftsdaten von Betrieben mit Sitz in der EU werden bei Hetzner in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Die Plattform-Sicherung umfasst nächtliche Kopien von Datenbank und Dateien, eine getrennte Hetzner Storage Box in Deutschland sowie eine zweite Kopie bei Scaleway Object Storage in Paris (Frankreich). Die unmittelbaren Kopien auf dem Server werden 14 Tage aufbewahrt; Kopien auf der Storage Box und bei Scaleway werden nach der technischen Dokumentation derzeit ohne festgelegtes Ablaufdatum vorgehalten. Die Scaleway-Kopie ist providerseitig verschlüsselt. Website und Plattform sind getrennt: necesso.ai wird bei Netlify gehostet; GoDaddy verwaltet nur die Domain. Die technischen Protokolle dieser Anbieter unterliegen eigenen Fristen.

3. Verschlüsselung

Die Übertragung zwischen Browser und Necesso erfolgt über HTTPS/TLS. Zugangsdaten zu Lieferanten, Authenticator-Geheimnisse, Bank-Sitzungen, WhatsApp-Tokens und bekannte Werte des Privacy-Gateways werden laut technischer Dokumentation mit AES-256 (pgcrypto) verschlüsselt. Die Schlüssel liegen außerhalb der Datenbank, werden je Zweck getrennt geführt und regelmäßig gewechselt; bestehende Werte werden neu verschlüsselt.

Neu dokumentiert: Jede nächtliche Datenbank- und Dateisicherung wird von Necesso selbst mit AES-256 verschlüsselt, bevor sie den Server verlässt; Sicherung und Schlüssel werden getrennt gespeichert. Dies ist von einer flächendeckenden Verschlüsselung aller Festplatten zu unterscheiden: eine eigene Vollverschlüsselung der primären Serverlaufwerke ist nicht dokumentiert. Innerhalb des privaten Container-Netzes desselben Servers besteht nicht für jede Verbindung ein gesondertes TLS.

4. Mandantentrennung und Backups

Row-Level Security in der Datenbank trennt die Daten der Betriebe. Zusätzlich begrenzen Rollen, Funktionen und Berechtigungen den Zugriff innerhalb eines Betriebs. Berechtigungen werden serverseitig geprüft und automatisiert getestet.

Backups: Datenbank und Dateien werden nachts gesichert. Kopien bleiben 14 Tage auf dem Server und nach dem dokumentierten Stand ohne feste Endfrist auf Hetzner Storage Box (Deutschland) und Scaleway Object Storage (Paris). Die Kopien werden vor Verlassen des Servers mit AES-256 verschlüsselt; die zweite Kopie ist bei Scaleway für zehn Jahre gegen Änderung und Löschung geschützt (Governance-Modus). Wiederherstellungsproben und ein Löschprotokoll sind dokumentiert. Wichtig: Nach der Löschung im Live-System können personenbezogene Daten weiter in unveränderbaren historischen Sicherungen enthalten sein; Löschungen werden nach einer Wiederherstellung erneut angewandt. Eine begrenzte Aufbewahrungsfrist für alle Sicherungstypen muss noch festgelegt werden.

5. Zugriffskontrolle

Das System verwendet individuelle Zugänge, Argon2id-Passworthashes, rollenbasierte Rechte, Passkeys und alternative Zwei-Faktor-Verfahren. Ein Passkey-Privatschlüssel bleibt auf dem Gerät; gespeichert werden der öffentliche Schlüssel, die Kennung des Schlüssels, Browser-/Systemangaben und die letzte Verwendung. Bei Passwortfestlegung über Einladungs- oder Zurücksetzungslinks wird ein Hashpräfix bei „Have I Been Pwned“ geprüft; ist der Dienst nicht erreichbar, wird das Passwort laut Dokumentation angenommen.

Privilegierte Betreiber mit Serverzugang können technisch auf die Datenbank zugreifen; dieser Zugriff erscheint nicht zwingend im kundeninternen Aktivitätsprotokoll. Eine vollständig vom Betreiber abgeschottete Verarbeitung wird daher nicht zugesichert.

6. KI-Funktionen und Pseudonymisierung

Der In-App-Assistent ist derzeit serverseitig auf Mistral AI mit EU-Endpunkt eingestellt; weitere dokumentierte Mistral-Funktionen umfassen Kassenbons, KI-Katalogsuche und Spracheingaben. Würde der Assistent auf Anthropic umgestellt, müsste er dieselbe Gateway-Prüfung wie andere Anthropic-Funktionen durchlaufen. Jeder KI-Schritt soll nur die für seine Aufgabe nötigen Datenfelder erhalten.

Bei Anfragen von EU-Betrieben an Anthropic (USA) prüft das Privacy-Gateway bekannte Identifikatoren nur in den Datensätzen, die die anfragende Person sehen darf, sowie feste Muster und von Mistral markierte Freitextstellen. Gefundene Werte werden durch anfragespezifische Platzhalter ersetzt. Die Zuordnung besteht für die Dauer der Anfrage ausschließlich im Arbeitsspeicher auf dem EU-Server; bekannte Werte aus den Betriebsdatensätzen liegen verschlüsselt in der EU-Datenbank. Bei der Rückführung werden nur berechtigte Werte aufgelöst.

Fail-closed und Nachweis: Ist die Prüfung fehlgeschlagen oder als unvollständig erkennbar, wird nicht an Anthropic gesendet; die Aufgabe geht zur menschlichen Freigabe. Vor der Übermittlung wird die Absicht protokolliert und danach das Ergebnis; bei fehlendem Ergebniseintrag gilt der Ausgang als unbekannt. Grenze: Unbekannte Spitznamen, ungewöhnliche Schreibweisen oder indirekt identifizierende Angaben können trotz Prüfung unerkannt durchgehen. Pseudonymisierung ist keine Anonymisierung. Drittlandübermittlungen unterliegen den jeweils einschlägigen Anforderungen nach Art. 44 ff. DSGVO.

WhatsApp-Texte und als Spracheingabe gekennzeichnete Folgedaten werden für EU-Betriebe laut Dokumentation nicht an Anthropic geschickt; bei manuell kopierten Inhalten und älteren Datensätzen kann die Herkunftskennzeichnung fehlen.

7. Anrufaufzeichnung und Transkription

Bei aktivierter Telefoniefunktion wird die anrufende Person nach der derzeitigen technischen Beschreibung zu Beginn des Gesprächs durch eine Ansage über die Transkription informiert; anschließend wird die Aufnahme erstellt. Die Audiodatei wird nach dem Abruf beim Telefonieanbieter gelöscht und auf eigenen Servern mit faster-whisper transkribiert. Eine Aufzeichnung wird laut vorliegender Beschreibung nach 14 Tagen <em>ab Vorliegen des Transkripts</em> aus dem aktiven Dateispeicher entfernt; WhatsApp-Sprachnachrichten und Audio am Auftrag nach sieben Tagen. Wenn kein Transkript vorliegt, kann die automatische Frist ausbleiben. Interne Sicherungen sind davon getrennt. Eine Ansage allein ersetzt keinen Nachweis einer rechtlich erforderlichen Einwilligung: Rechtsgrundlage und Aufzeichnungspraxis sind vor Aktivierung zu überprüfen.

8. Datenübermittlung außerhalb des EWR

Für die Übermittlung von pseudonymisierten Kundendaten an Anthropic außerhalb des EWR gelten vier Bedingungen:

1. verschlüsselt bei der Übertragung; ausgewählte Geheimnisse und Offsite-Backups sind gesondert geschützt,
2. direkt identifizierende Angaben vorher entfernt oder durch Platzhalter ersetzt,
3. der Zuordnungsschlüssel bleibt im EWR,
4. Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO (Angemessenheitsbeschluss oder EU-Standardvertragsklauseln).

Andernfalls erfolgt keine Übermittlung an Anthropic. Diktataudio in DE/EN/HU/TR gelangt an Mistral über dessen EU-API-Endpunkt, ohne Übermittlung außerhalb des EWR. Sobald Twilio aktiviert wird, können Telefonnummern, Anrufzeiten und SMS-Inhalte unter dessen DPA und EU-Standardvertragsklauseln auch in den USA verarbeitet werden. Für WhatsApp gilt Abschnitt 10 der Datenschutzerklärung.

9. Speicherfristen und Löschung

Geschäftsdaten werden grundsätzlich für die Vertragsdauer und gegebenenfalls wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert. Österreichische Buchhaltungsunterlagen sind häufig sieben Jahre aufzubewahren. Anrufaudio: 14 Tage nach Vorliegen des Transkripts; WhatsApp- und Auftragsaudio: sieben Tage nach Transkription. Fehlt ein Transkript, beginnt nach den Dokumenten keine automatische Löschfrist. Support-Chats bleiben bis zur Löschung, Produkt-Suchauswertung zwölf Monate, Plattform-Serverlogs 30 Tage.

Backups: 14 Tage auf dem Server, nach Dokumentation noch ohne zeitliche Begrenzung auf Hetzner Storage Box und Scaleway. Löschungen nach einer Wiederherstellung werden erneut umgesetzt. Die unbegrenzte Aufbewahrung historischer Sicherungen bleibt eine offene Frage der Speicherbegrenzung nach DSGVO. Die vollständigen Angaben finden Sie in der Datenschutzerklärung.

10. Protokollierung und Überwachung

Anmelde- und Sicherheitsereignisse, Berechtigungsänderungen sowie Geschäftsvorgänge werden nach den technischen Unterlagen protokolliert. Das Privacy-Gateway protokolliert vor Anthropic-Anfragen den geplanten Versand und danach den Ausgang (gesendet, EU-Verarbeitung, abgelehnt oder Anbieterfehler), ohne die erkannten personenbezogenen Werte aufzunehmen. Ein fehlender Ergebniseintrag wird als unbekannt markiert; die Nachweise können je Betrieb monatlich eingesehen und exportiert werden. Die Aufbewahrungsfrist für diesen Nachweis ist noch festzulegen.

Plattform-Serverlogs enthalten nach den neuen Dokumenten weder Passwörter noch Inhalte noch Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern und werden nach 30 Tagen gelöscht. Diese Frist gilt nicht für Netlify-Websiteprotokolle. Die Suchauswertung wird nach Filterung bekannter Identifikatoren zwölf Monate gespeichert; vor kurzem eingegebene oder ungewöhnliche Angaben können unerkannt bleiben. Privilegierte Datenbankzugriffe außerhalb der Kundenanwendung sind nicht vollständig in kundeninternen Aktivitätsprotokollen abgebildet.

11. Datenschutzverletzungen

• Der Auftragnehmer informiert betroffene Kundenbetriebe unverzüglich nach Kenntnis einer Verletzung des Schutzes ihrer Daten.
• Er unterstützt sie bei der Meldung an die Datenschutzbehörde innerhalb von 72 Stunden (Art. 33 DSGVO) und bei der Benachrichtigung Betroffener.

12. Unterauftragsverarbeiter

Änderungen an den Unterauftragsverarbeitern teilt der Auftragnehmer den Kundenbetrieben vorab mit.

Zusätzliche, nur nach Freischaltung eingesetzte Zahlungsdienstleister: Stripe Payments Europe Ltd. (Irland) und Adyen N.V. (Niederlande) für gehostete Zahlungsseiten. Necesso speichert dabei nach der vorliegenden Beschreibung nur Status, Beträge, Gebühren und Auszahlungen, keine Karteninformationen.

13. Organisatorische Maßnahmen

Die bereitgestellte Anlage dokumentiert Rechteprüfungen, automatisierte Sicherheitstests, Integritätsprüfungen, Monitoring, Abhängigkeits-Scans und Wiederherstellungsproben. Ebenso dokumentiert sie ein Incident-Response-Verfahren, dessen praktische Erprobung noch aussteht. Ein übergreifendes schriftliches Sicherheitsregelwerk und Risikoregister, ein dokumentierter unabhängiger Penetrationstest sowie eine unabhängige Zertifizierung sind noch nicht nachgewiesen. 24/7-Rufbereitschaft, ein separater Standby-Server und garantierte Wiederherstellungszeiten sind nicht zugesagt.

14. Geltungsbereich und Grenzen der Darstellung

Stand der zugrunde liegenden technischen Beschreibung: 29. Oktober 2026. Diese Übersicht beschreibt die veröffentlichten technischen und organisatorischen Maßnahmen. Sie stellt weder eine unabhängige Penetrationstest-Bescheinigung noch eine Zertifizierung dar. Historische Offsite-Backups haben nach der dokumentierten Architektur keine feste Löschfrist; eine garantierte Wiederherstellungszeit oder 24/7-Rufbereitschaft wird nicht zugesagt. Informationen zu den vertraglich vereinbarten Datenschutzgarantien und zum kundenspezifischen AVV sind unter office@necesso.ai erhältlich.